Cómo organizar un programa eficaz Consejos para reuniones de usuarios como usted

Organizar una reunión eficaz

Lo que necesita

Agenda de la Reunión

Se inicia el encuentro con una fase abierta en la que debe tomar unos minutos para revisar y llegar a un acuerdo con el propósito de la reunión y el orden del día. Esto permite a todos saber y entender el objetivo principal de la reunión y las asignaciones de tiempo para sus acciones necesarias para lograr el objetivo del encuentro. Si desea que la reunión para mantenerse en el camino, asegúrese de que el programa es visible durante toda la reunión para todos.

Luego, usted y los miembros de su reunión comenzará a trabajar en las razones principales que están juntos en este momento. Esto es cuando el trabajo real se lleva a cabo durante la reunión. El orden del día que, en este trabajo se indican los elementos que se enumeran con el tema más importante para llevar a cabo primero por lo que no se hace. Si el elemento importante requiere un poco de revisión de los datos o la discusión en primer lugar, a continuación, cada paso en ese proceso de revisión de tema se incluirá con el tiempo estimado necesario para lograrlo. Si las decisiones se deben hacer después de una presentación o discusión, el tipo de método de hacer las necesidades que se establezcan, así decisión. Dado que el programa sigue siendo visible para el grupo, lo utilizan para comprobar fuera de los puntos de acción a medida que se completan en la reunión. Esto evitará que el grupo motivado para seguir trabajando en el propósito de la reunión acordó durante la fase abierta. También le mantendrá de tener que parar para alcanzar a las personas que llegan tarde o tuvieron que salir por una parte de la reunión.

Por último, cuando se cierra la reunión, que tendrá que tomar unos minutos para revisar lo que se logró, asignar puntos de acción exterior, y, posiblemente, tener la reunión los miembros hagan una evaluación de la reunión. Si otra reunión de seguimiento se va a planear, crear una agenda tentativa para ello y tratar de establecer una posible fecha para dicha reunión antes de que todos se van.

Consejos y advertencias

Las 3 etapas son una adaptación de la Agenda capítulo del libro RA! RA! Enfoque de un Asistente de reuniones por Shirley Lee Fine, copyright 2007. RARA es un acrónimo de los cuatro componentes principales de las reuniones productivas y eficaces: funciones, agenda, registros y acciones.

Véase el artículo titulado Para saber cómo crear una agenda de la reunión, que trabaja para mejorar la preparación para la apertura de sus reuniones. Véase el artículo titulado Cómo asignar puntos de acción de la reunión que se hacen para prepararse mejor para el cierre de sus reuniones.